Til deltagere på Kulturhavn Festival

Lørdag den 26. august: Teglhold Brygge - Adresse: Teglholmsgade 10E, 2450 København SV

Åbningstid: 10:00-18:00

Søndag den 27. august: Orientkaj st. - Adresse: Orientkaj st., 2150 Nordhavn

Åbningstid: 10:00-17:00

På begge festivalpladser har vi et backstage område, som I er velkommen til at bruge.  

Her er der mulighed for at drikke en kop kaffe og tale med de andre aktører på festivalen. Det er også her, I kan gøre jer klar inden jeres aktivitet. Vær dog opmærksom på, at der ikke er et omklædningsrum – har I brug for et mere privat sted at klæde om, er det altid muligt at benytte festivalens toiletter eller klæde om hjemmefra. 

Backstageområdet er kun for Kulturhavns medarbejdere, frivillige og personer som laver aktiviteter på Kulturhavn festival 2023.  

Vi forventer, at I afholder aktiviteten på de tidspunkter og steder, der er angivet i programmet – også selvom der f.eks. kommer færre deltagere eller hvis vejret er dårligt. En aktivitet kan kun aflyses efter aftale med Kulturhavn-sekretariatet. 

Hvis I har brug for at aflyse en aktivitet, skal I kontakte projektleder, Esther Jexen Dall, på tlf. 51 52 72 89. 

Kulturhavn Festival er en udendørs festival, det er derfor vigtigt, at I tænker vind og vejr med ind i afviklingen af jeres aktiviteter.  

Vi sørger for at have regndække til de aktiviteter, som vi vurderer, ikke kan fortsætte i tilfælde af regn. I skal derfor ikke tage telte eller andet med - medmindre andet er aftalt.

Samaritter og livreddere 

Der er samaritter og livreddere tilknyttet Kulturhavn Festival både lørdag og søndag.  

En samarit er en person, som har gennemgået et kursus i førstehjælp og er medlem af en samariterforening (fx Dansk Røde Kors). Samaritterne står klar til at hjælpe jer og jeres gæster, hvis der skulle opstå uheld eller akutte problemer, der kræver lægehjælp. De kommer til at holde til på festivalpladserne.  

Livredderne fra TRYG fonden er særligt opmærksomme på festivalens vandaktiviteter og badeområdet og vil patruljere blandt festivalpladsen og pop-up lokationer.  

Sikkerhedsleder 

Sikkerhed er vigtig – særligt når vi er mange mennesker samlet på festivalpladserne. Derudover har Kulturhavn en del aktiviteter, som foregår på og ved vandet. Derfor vil I i løbet af festivalen møde vores sikkerhedsleder, Steve Martinussen, som har ansvaret for alle sikkerhedsmæssige foranstaltninger under Kulturhavn Festival.  

Vi er behjælpelige i forhold til løsning af praktiske problemstillinger, men ansvaret for aktiviteten er jeres. Kulturhavn påtager sig således ikke et juridisk ansvar for afholdelsen af aktiviteten – herunder heller ikke eventuelle klager, erstatningsansvar og lignende opstået i forbindelse med aktiviteten. Opstår der alvorlige konflikter i forbindelse med en aktivitet, som I ikke selv kan håndtere, kan Kulturhavn-teamet tilkaldes.  

I har ansvaret for at jeres område efterlades rent og pænt. Når jeres aktivitet er færdig, skal I aflevere pladsen i samme tilstand, som I modtog den. Der er affaldssortering på festivalpladserne med mulighed for at sortere efter følgende fraktioner: Restaffald, bio og pap.  

Har I en aktivitet på en pop-up lokation, er I selv ansvarlig for at stille op og tage imod gæster. 

I løbet af dagen vil I få besøg af en lokationsansvarlig og TRYG’s livreddere. De sikrer, at alt forløber, som det skal og at sikkerheden er i orden. I har altid mulighed for at ringe til den lokationsansvarlige, hvis du/ I har spørgsmål på dagen. I vil få kontaktoplysninger inden Kulturhavn festival.  

Hvis I har affald efter endt arrangement, er det dit eget ansvar at skulle dig af med det.  

Efter festivalen vil vi sende et evalueringsskema ud til alle deltagere på Kulturhavn Festival. Svarene i skemaet bruger vi, når vi skal udvikle og gøre Kulturhavn Festival endnu bedre. Det er derfor vigtigt for os at høre om jeres oplevelser. Evalueringsskemaet vil blive sendt til den mail, man har oplyst i sin ansøgning.    

Har du fået tilsagn til kompensation udbetales den, når aktiviteten er afholdt og Kulturhavns sekretariat har modtaget en evaluering. Der kan i nogle tilfælde laves en aftale om forudbetaling af en del af beløbet. Hvor stor en andel, der kan forudbetales, er en konkret vurdering af det enkelte projekt.  

Ved eventuel forudbetaling gøres modtageren personligt ansvarlig for pengene. En eventuel ikke anvendt del af det bevilgede beløb skal tilbagebetales.  

Kompensationen vil blive anvist til det oplyste CVR- eller CPR-nummer, hvortil der er knyttet en NemKonto. Vi kan ikke udbetale direkte til en bankkonto, men modtager kun faktura via virk.dk. Find vejledning for afsendelse af faktura i den mail, du har modtaget med dit bevillingsbrev.  

Du behøver ikke sende os et detaljeret regnskab, men husk at gemme eventuelle bilag i op til 12 måneder, da Kulturhavns sekretariat kan foretage stikprøvekontroller af de aktiviteter, der har fået kompensation.  

Kulturhavn Festival står for markedsføring af det samlede program både i byrummet, digitalt og pressen og via annoncering.  

Vi laver videoer og grafisk kommunikationsmateriale til sociale medier, som I er meget velkommen til at bruge, når I skal promovere jeres deltagelse i Kulturhavn Festival. Vi vil tagge jer i det, vi lægger op løbende.

Kontakt vores kommunikationsmedarbejder, Cecilie Hoelgaard Christensen, hvis I gerne vil have tilsendt noget materiale eller har andre spørgsmål vedr. markedsføring. Mail LN3K@kk.dk tlf. 20 53 35 83. 

Det fulde program offentliggøres den 1. august på www.kulturhavn.kk.dk. Vi vil løbende promovere programmet og festivalen på sociale medier. 

Tag os gerne i det, I poster. I finder os på Facebook @kulturhavn og Instagram kulturhavn.festival.

Vi har oprettet en hovedbegivenhed på Facebook, som I meget gerne må dele i jeres netværk, link: Kulturhavn Festival 2023.  

Ønsker I selv at oprette et facebookevent, må I meget gerne kontakte os, så laver vores grafiker et coverbillede med Kulturhavns visuelle identitet. Tilføj os gerne som medarrangør. I finder os under @kulturhavn