OPEN CALL 2024

For at skabe et sammenhængende program og den bedste oplevelse for vores publikum, skal aktiviteter på Kulturhavn Festival opfylde følgende kriterier:   

• Aktiviteten skal være åben og gratis for alle 
• Aktiviteten skal have en relation til havnen
• Aktiviteten skal udføres den 24. og/eller 25. august indenfor festivalens åbningstider: lørdag kl. 10:00-18:00 og søndag kl. 10:00-17:00. Alle aktiviteter skal finde sted eller starte/slutte på vores to festivalpladser ved Teglholm Brygge (lørdag) og Orientkaj st. (søndag). 
  
  …Det uddyber vi lige 

Åben og gratis: Vi ønsker at give så mange som muligt mulighed for at opleve kultur i havnen. Derfor er alle aktiviteter på Kulturhavn gratis og åbent for alle. Vi støtter ikke aktiviteter, som er private eller tager entré på billetten, men i nogle tilfælde støtter vi aktiviteter, som kræver forhåndstilmelding. 

Aktiviteten skal have en relation til havnen: Kulturhavn er en festival, der finder sted i det blå byrum langs havnen og som fejrer, at vi har en havn fuld af kreative og rekreative muligheder. Det ønsker vi afspejlet i vores program gennem aktiviteter, der har en relation til havnen - fysisk, kunstnerisk eller tematisk. 

Det kan f.eks. være aktiviteter, hvor I inviterer publikum til at bruge kroppen rundt i havneområdet eller i havnebassinet. En stedspecifik performance, der inddrager omgivelserne og som tager udgangspunkt i elementer fra havnen. I kan også tænke i tematikker, som kan kobles til havnen og inddrage dem i jeres workshop, koncert, udflugt, talk eller noget helt fjerde.  

Søger du inspiration til en havnerelateret aktivitet, så kan du nedenfor se eksempler på, hvad tidligere har været i festivalens forskellige zoner:

I fordybelseszonen har gæster kunne dyrke yoga med havnen som baggrund, spille brætspil med havnetema, opleve et meditativt lydbad, rørt, talt og lært omkring fisk i havnen, hørt en talk omkring tang, samt fordybe sig i et sansespil med elementer fra havnen. 

I kreazonen har gæster tidligere kunne udfolde sig ved at lave hjemmelavede badges eller personlige flaskeposter, og prøve kræfter med linoleumstryk og plantefarvning. Det har også været muligt at hækle med fiskegarn og lave skibe og både i origami.

På scenen opstår der magi, når der bliver spillet jazz på vores flydende scene, eller når gæsterne kan overvære poetry slam eller musikbanko med havnen som tema. 

I vandzonen har gæster førhen kunne prøve kræfter med havnen i form af kajak, SUP eller saunagus. Det har også været muligt at deltage i åbenvandssvømning og klatre på en flydende havneklippe. 

Gæster har også tidligere kunne komme på udflugter rundt i havnen, hvor fokus har været på havnens historie, havnens udtryk eller havnens gastronomiske virke. Det har været muligt at komme på cykelture med indlagte gastronomiske stops, og man har som gæst kunne høre en talk omkring havnens mørke slavehistorie på en kanalrundfart. 

… og som vi derfor vægter i behandlingen af ansøgningerne. 

Miljømæssig og social bæredygtighed: Kulturhavn Festival vægter indhold, der forholder sig aktivt til en bæredygtighedsdagsorden. Det kunne f.eks. være med udgangspunkt i eller inspiration fra FN’s bæredygtighedsmål, hvor både biodiversitet, cirkulær økonomi, inklusion og antidiskrimination er på dagsordenen.   

Vi vil i forbindelse med jeres aktivitet, opfordre jer til at følge vores ambition om at bevæge festivalen i en mere bæredygtig retning. Vi ønsker bl.a. en festival som er fri for engangsemballage og dette ser vi også meget gerne repræsenteret i jeres aktiviteter. 

Nytænkende form og ramme: Det er Kulturhavns vision at inspirere københavnerne til at bruge og opleve havnen på nye måder og at gæsterne får et nyt syn på havnen med sig hjem. Aktiviteter på Kulturhavn Festival kan derfor blive vurderet i deres nytænkning i forhold til form, rammer og inddragelse af det blå byrum.    

Publikumsinddragende aktiviteter: For at skabe en nærværende festival vægter vi indhold, hvor festivalgæsterne kan deltage aktivt i aktiviteten. Det kan f.eks. være med en workshop, en publikumsinddragende performance eller guidede ture i og omkring havnen. 
Det vægtes desuden højt, at aktiviteterne er tilgængelige for alle. Det kan for eksempel muliggøres ved at bruge flere sanser i forbindelse med jeres aktivitet, der gør at gæster med synsnedsættelse, hørenedsættelse osv. stadig kan opleve dele af jeres aktivitet. 

Familien: Kulturhavn Festival tiltrækker børnefamilier, der ønsker at skabe gode minder og oplevelser sammen.

Den lokale: Vi er stolte af vores tætte forbindelser til det lokale samfund i både Sydhavn og Nordhavn. Lokale kommer til Kulturhavn for at nyde festivalens atmosfære og nye oplevelser med havnen i deres eget kvarter.

Den kulturinteresserede: Kulturhavn Festival tiltrækker også et voksent publikum i alderen 35-45 år, der er passionerede omkring kultur, natur og sport og ønsker at opleve det bedste Københavns havn har at byde på af unikke oplevelser i og omkring vand. 

Alle med et fedt event eller en god idé kan sende os en ansøgning. Hvad enten I er en del af en forening, gruppe, organisation, virksomhed eller privatperson.  

Kulturhavn Festival giver dog ikke tilsagn til kommercielle, religiøse, partipolitiske eller ulovlige aktiviteter.  

På Kulturhavn Festival oplever vi, at især workshops er populære og det er derfor vigtigt, hvis I planlægger at lave en workshop, at jeres aktivitet kan rumme et stort antal gæster. Som udgangspunkt kan man forvente at få tildelt 3 bord- og bænkesæt pr. workshop, og det forventes, at man som aktør har ressourcer til at beskæftige de deltagende gæster, som sidder på det tildelte område. 

Ved drop-in workshops, altså hvor der ikke er et bestemt starttidspunkt for gæsterne, forventer vi, at man står på pladsen i hele festivalens åbningstider: lørdag fra 10.00-18.00 og/eller søndag fra 10.00-17.00. 

Er dette umiddelbart ikke muligt, så henviser vi til, at I tager fat i Programansvarlig Line Hørlück Eriksen på 24206768. 

Når man deltager i Kulturhavn Festival bliver man en del af en større festivalplads. Her sørger vi for, at de grundlæggende festivalrammer er på plads - herunder festlig stemning, strøm, madboder, toiletter, let forplejning til aktører og en masse kultur- og havneglade gæster. 

Kulturhavn Festival står ligeledes for markedsføring både i byrummet, digitalt og pressen samt gennem festivalens samarbejdspartnere. 

Kulturhavn er en udendørs festival. Vi bestræber os derfor på at skabe de bedste betingelser i tilfælde af vind og vejr. Kræver jeres aktivitet et større set-up eller en særlig form for regnsikring, anbefaler vi, at I kontakter os, inden I sender en ansøgning, så vi kan drøfte mulighederne.  

Kulturhavn Festival har en flydende scene, som I som artister kan optræde på. På scenen finder I al backlining til optrædener – herunder anlæg, mikrofoner og en tilknyttet lydmand.  

For at imødekomme udgifter til materialer, transport eller honorarer i forbindelse med jeres aktivitet/performances, tilbyder Kulturhavn økonomisk kompensation for jeres medvirken på festivalen. 

Når I laver jeres budget, er det vigtigt at tænke aktiviteten hele vejen igennem. Der skal f.eks. også søges kompensation for udstyrsleje, hvis jeres aktivitet kræver, at deltagerne er i besiddelse af bestemt udstyr for at kunne deltage. Det kunne f.eks. være i forbindelse med en lydvandring, hvor der skal bruges høretelefoner. Det er i dette tilfælde ikke muligt at tage en lejepris for at låne udstyr til deltagerne under festivalen, men i stedet kan denne lejepris inkluderes i jeres økonomiske kompensation, som I søger hos Kulturhavn. 

Kulturhavn støtter ikke, at man som aktør laver salg på pladsen. Det er derfor ikke er muligt at sælge merchandise, drikkevarer eller andet i forbindelse med sin aktivitet.

Det er et krav, at du vedhæfter et budget over udgifter i ansøgningsblanketten. 

Der er ikke krav om finansiering fra andre steder og der er ikke begrænsninger på, hvor meget der kan søges hos andre.  

Der kan søges kompensation til: Leje eller indkøb af materiel, transport og honorar. 

Vi støtter ikke: Forplejning af gæster, uhensigtsmæssig brug af ressourcer, almindelige driftsomkostninger og merchandise.  

Vi behandler ansøgninger umiddelbart efter deadline den 17. april kl. 15.00. Vi forventer at kunne give svar på ansøgningerne indenfor 3 uger efter deadline.

Når I har fået svar på jeres ansøgning og har fået tilsagn, så kommer I til at gå i dialog med sekretariatet. Det vil i denne periode være muligt at drøfte det endelige format af jeres aktivitet så den matcher Kulturhavn. 

I er altid velkommen til at give os et kald, men ellers kan I forvente at størstedelen af vores kommunikation foregår skriftligt. 

Efter tilsagn får I et link til et afklaringsskema, som skal være besvaret i start juni. I skemaet skal de endelige planer for jeres aktivitet fremgå. 
Herefter skal I snakke med sekretariatet, hvis I overvejer at ændre i jeres set up. 

I kan forvente at få endelig bekræftelse på det programsatte tidspunkt for jeres deltagelse i Kulturhavn Festival i slutningen af maj måned. 

Der er nedsat et udvalg for vores Open Call, som behandler ansøgninger på baggrund af de opsatte kriterier og en helhedsvurdering af det samlet program.  

Udvalget består af: 

Signe Sander, Kultur og Fritid Østerbro  

Jakob Andersen, Kultur og Fritid Vesterbro og Kgs. Enghave 

Lars Anker Angantyr, Byudvikling og Faciliteter, Center for Kultur- og Fritidsaktiviteter 

Rasmus Tind Petersen, Kommunikation, Center for Kultur- og Fritidsaktiviteter 

Afvikling 
Det forventes, at I er klar til afvikling af aktiviteten på det tidspunkt, der står i programmet. Derfor skal I møde minimum 45 minutter før aktiviteten begynder. Hvis man har brug for mere tid til at sætte op til sin aktivitet, skal man aftale tidspunkt for fremmøde med sekretariatet.

I tilfælde af aflysning skal dette aftales direkte med Kulturhavn sekretariatet.

Bemanding
Det forventes, at I sørger for at have tilstrækkeligt med frivillige/trænere/instruktører til at afvikle aktiviteterne. Der skal som minimum altid være én voksen over 18 år tilknyttet aktiviteten. Sekretariatet ser gerne, at to voksne over 18 år tilknyttes aktiviteten, hvoraf den ene instruerer aktiviteten og den anden er en ressourceperson, som hjælper med de praktiske forhold omkring afviklingen af aktiviteten.
Hvis man laver en workshop, så kan man som udgangspunkt forvente at få tildelt 3 bord- og bænkesæt pr. workshop, og det forventes, at man som aktør har ressourcer til at beskæftige de deltagende gæster, som sidder på det tildelte område.

Som arrangør er du selv ansvarlig for at afvikle din aktivitet, holde tidsplanen og overholde de aftaler, du har lavet med Kulturhavns sekretariat. Du sørger selv for, at de specifikke rammer for din aktivitet er til stede. Det betyder, at hvis din aktivitet f.eks. kræver en kajak, en robåd, et telt eller et lydanlæg, står I selv for at sikre det til aktiviteten.

Tilladelser og ansvar
Kulturhavn Festival er ansvarlig for de overordnede tilladelser for festivalen, der indhentes ved bl.a. Politiet, Københavns Kommune og By & Havn. Kræver jeres aktivitet herudover særtilladelse, skal dette videreformidles til sekretariatet. Det er jeres ansvar som arrangører at indhente denne, inden aktiviteten afholdes.

Kulturhavn-teamet er behjælpelige i forhold til løsning af praktiske problemstillinger, men ansvaret for aktiviteten er jeres. Kulturhavn påtager sig således ikke et juridisk ansvar for afholdelsen af aktiviteten – herunder heller ikke eventuelle klager, erstatningsansvar og lignende opstået i forbindelse med aktiviteten. Opstår der alvorlige konflikter i forbindelse med en aktivitet, som I ikke selv kan håndtere, kan Kulturhavn-teamet tilkaldes.

Evaluering og udbetaling af kompensation
Efter endt festival modtager I en evaluering, som skal besvares inden for en måned. 

Hvis I har fået tilsagn på økonomisk kompensation, så kan I forvente at modtage denne efter aktiviteten er afholdt. I modtager beløbet ved at indsende en faktura, hertil får I tilsendt en vejledning sammen med evalueringsskemaet.

Kompensationen vil blive anvist til det oplyste CVR- eller CPR-nummer, hvortil der er knyttet en NemKonto. Vi kan ikke udbetale direkte til en bankkonto. 

I behøver ikke sende os et detaljeret regnskab, men husk at gemme eventuelle bilag i op til 12 måneder, da Kulturhavns sekretariat kan foretage stikprøvekontroller af de aktiviteter, der har fået kompensation.